Compte tenu du nombre limité de doses dont vous disposez et des critères de comorbidités à prendre en compte, vous souhaitez éviter que les patients puissent prendre un RDV de vaccination par eux-mêmes.
Vous préférez mettre en place une "liste d'attente" que vous allez pouvoir gérer personnellement, via votre messagerie MadeForMed.
Dans cet article vous allez découvrir :
Etape 1 : comment envoyer une campagne d'information
Etape 2 : comment vérifier le fonctionnement de votre formulaire de contact
Etape 3 : comment adapter les réglages de votre agenda MadeForMed
Etape 1 - Envoyez une campagne d'information à vos patients
Pour informer vos patients sur la possibilité de demander un RDV de vaccination, vous pouvez utiliser l'outil "Mes campagnes" de MadeForMed.
Nous avons créé un modèle "Vaccin COVID-19" que vous pouvez personnaliser, qui a pour objectif de demander à vos patients de vous faire savoir qu'ils souhaitent être vaccinés en utilisant exclusivement le formulaire de contact de votre site web.
L'intérêt est de centraliser les demandes que vous pourrez étudier afin de déterminer quels patients vous semblent prioritaires, sans saturer la ligne téléphonique du cabinet et perturber vos consultations.
Réglages (roue dentelée en haut à gauche) > Annonces > Mes campagnes :
Sélectionnez le modèle "Vaccin COVID-19" puis personnalisez le message
Destinataires : ciblez vos patients âgés de plus de 18 ans
Choisissez le mode d'envoi de la campagne, visualisez son coût, programmez-la puis enregistrer, c'est terminé !
Etape 2 - Vérifiez le fonctionnement du formulaire de contact de votre site web
Votre campagne oriente vos patients vers le formulaire situé sur la page d'accueil de votre site web. Il faut donc s'assurer que celui-ci est actif.
Réglages > Site internet > Personnaliser la page d'accueil > Section "Formulaire de contact" en bas de page
Champs "Actif" : sélectionnez l'une des 3 premières options puis enregistrez
C'est prêt ! Vous allez recevoir les demandes de vos patients et vous pouvez commencer à planifier vos rdv de vaccination :
en utilisant un acte existant
ou en créant un nouvel acte, ce que nous vous recommandons pour une meilleure lisibilité de votre agenda et de l'historique de chaque patient => voir l'étape 3
Etape 3 - Adaptez votre agenda MadeForMed
Les réglages suivants ont pour objectif de vous aider à vous organiser et de vous faire gagner du temps par la suite quand vous pourrez ouvrir aux patients la réservations des RDV de vaccination.
Commencez par créer un acte
Réglages (roue dentelée à haut à gauche) > Actes > Ajouter
Nommez votre acte, par exemple : Vaccination Covid-19 (1ère injection)
Définissez la durée de l'acte : 10 minutes par exemple
Pour qui > Qui peut réserver cet acte : sélectionnez "Uniquement les patients à qui j'ai ouvert les droits"
Enregistrez !
Créez maintenant un nouveau type de consultation
Cliquez sur "Vos types de Cs" :
Cliquez sur "Ajouter" puis donnez l'appellation "Vaccination", choisissez une couleur que vous n'utilisez pas encore puis cochez l'acte précédemment créé et enregistrez.
Planifiez une plage horaire
Cliquez sur "Vos horaires" :
Par défaut vous êtes en mode "Calendrier" : restez ainsi si vous n'êtes pas encore certain de recevoir de nouvelles doses les semaines suivantes, sinon passez en mode "Semaine type".
Faites vos modifications en pensant à prévoir le temps utile en fonction du nombre de doses que vous aurez à disposition.
Exemple :
C'est terminé !
Il ne vous reste plus qu'à contacter les patients qui se sont manifestés, puis à planifier leur rdv en passant par le module "Rendez-vous" (barre latérale gauche) : sélectionnez le bon acte et vous visualiserez automatiquement les créneaux disponibles.
Une fois que la vaccination concernera un public élargi et si vous avez suffisamment de doses disponibles vous pourrez bien entendu ouvrir l'acte de vaccination à la réservation par internet et par téléphone. Ce sera le plus simple pour vous !
*** Astuces ***
Lorsque vous planifiez votre plage horaire pour les 1ères injections d'une série de patients, planifiez immédiatement la plage horaire pour les rappels !
Cette planification présente plusieurs avantages :
- vous bloquez le créneau dans votre agenda : il ne sera pas pris par vos patients pour des consultations classiques
- dès que vous donnez le 1er RDV à un patient (ou bien lorsqu'il vient au RDV pour sa 1ère injection), vous pouvez lui donner la date du rappel et enregistrer le 2nd RDV afin qu'il reçoive une confirmation puis un rappel le moment venu.
Pour les rappels vous pouvez créer un 2ème acte intitulé "Vaccination Covid-19 (rappel)". Ainsi dans votre historique de RDV il vous sera très facile de retrouver, si besoin, les patients qui ont reçu 1 seule injection ou les 2.
Vous pouvez intégrer ce 2ème acte :
- Dans le même type de consultations "Vaccination"
- Ou dans un nouveau type "Rappels vaccins" à créer pour éviter que vous donniez des RDV de 1ère injection sur des plages qu'il faut que vous réserviez pour les rappels.