Il existe 2 méthodes pour "mettre en commun vos disponibilités" au sein d'un cabinet, sur les actes de votre choix :
1. La fonctionnalité "Associer les créneaux d'un confrère"
Cette fonctionnalité vous sera particulièrement utile si vous vous reconnaissez dans l'une des situations suivantes :
Vous avez un interne avec un agenda dédié : vous souhaitez favoriser le remplissage de son agenda pour lui apporter une expérience la plus intéressante possible dans sa formation.
Vous travaillez dans un cabinet de groupe et vous avez choisi de prendre les rdv d’urgence des collègues quand certains sont absents ou déjà complets, et inversement quand vous êtes absent ou complet.
Un nouveau médecin s’installe au cabinet, vous souhaitez proposer ses disponibilités à vos patients afin de leur permettre d’obtenir un rdv plus rapidement qu’avec vous, et ainsi faciliter son installation.
Un de vos collègues pratique un acte que vous ne pratiquez pas, tel que la pose de stérilet par exemple : vous pouvez ainsi ajouter cet acte aux vôtres, en ne proposant que les disponibilités de votre confrère/consœur, aucun créneau avec vous (si vous ne l’intégrez dans aucun type de consultations).
Le principe : il s'agit de "lier" un de vos actes à celui d'un confrère de votre choix, en choisissant les conditions dans lesquelles vous souhaitez proposer ses dispos en complément des vôtres. Vous pouvez lier votre acte à ceux de plusieurs confrères en même temps (5 maximum).
Pour cela, il faut aller dans vos réglages > Dr > Actes > Editer > Section “Mise en commun” (tout en bas) :
Pour chaque "association", vous avez le choix entre :
Toujours : quelles que vos dispos personnelles, les dispos de votre confrère/consœur seront également proposées
Si aucun créneau disponible : les dispos de votre confrère/consœur seront proposées uniquement si nous n'avons plus aucun créneau à proposer avec vous, dans le cadre du délai d'ouverture que vous avez sélectionné plus haut
Si moins de X créneaux disponibles
Côté patients, voici un exemple de la vue qu'ils auront lors de la prise de RDV :
À savoir :
Lors du choix de l'acte, c'est votre consigne qui sera affichée / donnée par Alice.
Les règles des actes de vos confrères/consœurs seront prises en compte pour proposer leurs créneaux, notamment leur délai de réservation (par exemple l'ouverture sur 24h de leurs urgences) et leur "cible" (si votre acte de gynéco est ouvert aux nouvelles patientes, mais pas celui de votre consœur, ses créneaux ne seront pas proposés à une nouvelle patiente).
Pour chaque créneau horaire, un seul praticien est proposé (pas forcément vous).
Si le patient choisit le créneau d'un confrère, le RDV étant dans son agenda, c'est le message personnalisé de son acte qui sera envoyé avec la confirmation du RDV et les rappels.
ℹ️ Lorsqu'un patient a commencé par choisir un praticien, mais il se voit proposer des créneaux avec d'autres praticiens, cela peut le perturber. Il est donc préférable de l'utiliser avec peu de collaborateurs. Pour une approche plus "collective" sur l'ensemble du cabinet, la 2ème méthode sera certainement plus appropriée.
2. Les actes partagés
Les actes partagés se situent au niveau du cabinet, en complément des actes personnels de chaque praticien.
La principale différence avec la méthode précédente porte sur l'accès à la réservation de ces actes par vos patients : la mise en place d'actes partagés active une section "Réserver au plus vite" dans l'Espace RDV de votre site web :
En cliquant sur "Prendre RDV (tous les praticiens)", les patients accèdent à la liste des actes partagés et poursuivent leur prise de RDV comme d'habitude. L'affichage des créneaux sera similaire à celui de la première méthode :
Par téléphone : Alice va proposer les actes partagés ou le choix du praticien : "Vous souhaitez #acte-partagé-1 avec le premier praticien disponible, tapez 1 ; #acte-partagé-2 quelque soit le praticien, tapez 2 ; sinon pour choisir votre praticien, appuyez sur 0."
Pour mettre en place cette solution voici la démarche :
Réglages > Cabinet / Maison de santé > Actes partagés > Ajouter
(si vous n'avez pas les "Actes partagés" dans le menu de vos réglages, contactez-nous via le chat pour les activer)Complétez les champs pour créer l'acte partagé :
Ensuite, il faut que chaque praticien du cabinet aille dans son agenda pour lier l'acte souhaité avec l'acte partagé :
Réglages > Dr ... > Actes : Editez l'acte concerné
Section Mise en commun > Avec les autres praticiens : Sélectionnez l'acte partagé souhaité
Comme pour la première méthode, un seul praticien sera proposé par créneau horaire.
Cas particulier : les visites à domicile
Si vous souhaitez mettre en commun vos disponibilités pour proposer des visites à domicile à vos patients, veuillez utiliser la 2ème méthode : les actes partagés.
Pour rappel : le fonctionnement de cet acte est spécifique (lorsqu'il est bien associé à un "Type de consultation" avec le mode d'exercice "A domicile") afin que les patients ne puissent pas prendre directement RDV mais simplement vous envoyer une demande de visite. Ce fonctionnement est compatible avec la fonctionnalité "Favoriser les créneaux d'un confrère" sur internet, mais PAS par téléphone.
Vous pouvez bien entendu appliquer les 2 méthodes en même temps, ainsi vos patients auront toujours un maximum de choix, quel que soit le "chemin de réservation" qu'ils empruntent !
Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter via le chat !