Cet article vous sera utile si vous vous reconnaissez dans l'une des situations suivantes :

  • Vos patients se plaignent parfois que vous n'ayez plus de créneau disponible (pour une urgence ou tout autre acte). Du coup ils cherchent à vous contacter et cela peut vous déranger en consultation.

  • Votre patientèle est déjà importante, vous souhaitez favoriser la prise de RDV avec un confrère récemment installé au sein de votre cabinet ou maison de santé.

  • Vous avez une volonté collective de faciliter l'accès aux soins aux patients de votre cabinet ou maison de santé.

Il existe 2 méthodes pour "mettre en commun vos disponibilités" au sein d'un cabinet, sur les actes de votre choix :

  • Favoriser les créneaux d'un ou plusieurs confrères

  • Créer des actes partagés

1. La fonctionnalité "Favoriser les créneaux d'un confrère"

Cette fonctionnalité permet de "lier" un de vos actes à celui d'un confrère de votre choix : lors de la prise de RDV par internet ou par téléphone, lorsque les patients choisiront votre acte nous leur proposerons non seulement vos créneaux disponibles mais aussi ceux du confrère sélectionné.

C'est très utile si vous souhaitez privilégier un confrère en particulier, tel qu'un interne qui a son propre agenda, un nouvel associé, etc.

Si besoin, vous pouvez bien entendu lier votre acte à ceux de plusieurs confrères (5 maximum).

Côté patients, voici un exemple de la vue qu'ils auront lors de la prise de RDV :

Lors du choix de l'acte c'est votre consigne qui sera affichée / annoncée par Alice.

En revanche si le patient choisit le créneau d'un confrère, le RDV étant dans son agenda, c'est le message personnalisé de son acte qui sera envoyé avec la confirmation du RDV et les rappels.

** A savoir **

Cette méthode est parfois perturbante pour un patient qui a commencé par choisir un praticien, qui se voit finalement proposer des choix avec d'autres praticiens. Il est donc préférable de l'utiliser avec peu de collaborateurs, tel qu'un interne par exemple. Pour une approche plus "collective", la 2ème méthode sera certainement plus appropriée.

Pour mettre en place cette solution voici la démarche :

  • Réglages > Votre nom > Actes > Editez l'acte concerné

  • Section Mise en commun > Favoriser les créneaux d'un confrère > Cliquez sur le "+" pour afficher la liste de vos confrères avec leurs actes et sélectionnez ceux que vous souhaitez

Si vos confrères font la même chose, vous verrez le champ juste en-dessous s'enrichir :

Attention :

  • Pour chaque prise de RDV, le système proposera des RDV avec tous les praticiens liés en favorisant la "diversité" : vos créneaux ne seront PAS proposés en priorité

  • Pour chaque créneau horaire, un seul praticien est proposé (pas forcément vous)

2. Les actes partagés

Les actes partagés se situent au niveau du cabinet, en complément des actes personnels de chaque praticien.

La principale différence avec la méthode précédente porte sur l'accès à la réservation de ces actes par vos patients : la mise en place d'actes partagés active une section "Réserver au plus vite" dans l'Espace RDV de votre site web :

En cliquant sur "Prendre RDV (tous les praticiens)", les patients accèdent à la liste des actes partagés et poursuivent leur prise de RDV comme d'habitude. L'affichage des créneaux sera similaire à celui de la première méthode :

Par téléphone, le principe sera similaire : Alice va proposer les actes partagés ou le choix du praticien : "Vous souhaitez #acte-partagé-1 avec le premier praticien disponible, tapez 1 ; #acte-partagé-2 quelque soit le praticien, tapez 2 ; sinon pour choisir votre praticien, appuyez sur 0."

Pour mettre en place cette solution voici la démarche :

  • Réglages > Cabinet / Maison de santé > Actes partagés > Ajouter
    (si vous n'avez pas les "Actes partagés" dans le menu de vos réglages, contactez-nous via le chat pour les activer)

  • Complétez les champs pour créer l'acte partagé :

Ensuite il faut que chaque praticien du cabinet aille dans son agenda pour lier l'acte souhaité avec l'acte partagé :

  • Réglages > Votre nom > Actes > Editez l'acte concerné

  • Section Mise en commun > Avec les autres praticiens > Sélectionnez l'acte partagé souhaité

Comme pour la première méthode, un seul praticien sera proposé par créneau horaire.

** Cas particulier : les visites à domicile **

Si vous souhaitez mettre en commun vos disponibilités pour proposer des visites à domicile à vos patients, veuillez utiliser la 2ème méthode : les actes partagés.

Pour rappel : le fonctionnement de cet acte est spécifique (lorsqu'il est bien associé à un "Type de consultation" avec le mode d'exercice "A domicile") afin que les patients ne puissent pas prendre directement RDV mais simplement vous envoyer une demande de visite. Ce fonctionnement est compatible avec la fonctionnalité "Favoriser les créneaux d'un confrère" sur internet mais PAS par téléphone.

Vous pouvez bien entendu appliquer les 2 méthodes en même temps, ainsi vos patients auront toujours un maximum de choix quelque soit le "chemin de réservation" qu'ils empruntent !

Pour toute question n'hésitez pas à nous contacter via le chat !

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