Pour éviter la gestion d'une liste d'attente, vous souhaitez que vos patients puissent prendre un RDV de vaccination par téléphone et sur votre site internet.
Dans cet article vous allez découvrir :
Etape 1 : comment envoyer une campagne d'information
Etape 2 : comment adapter les réglages de votre agenda MadeForMed
Etape 1 - Envoyez une campagne d'information à vos patients
Pour informer vos patients sur la possibilité de demander un RDV de vaccination, vous pouvez utiliser l'outil "Mes campagnes" de MadeForMed.
Nous avons créé un modèle "Vaccin COVID-19" que vous devez personnaliser (celui-ci oriente vos patients vers votre formulaire de contact, il faudra leur dire de prendre RDV directement, sans oublier de préciser les éventuels critères d'éligibilité au moment où vous envoyez la campagne).
Réglages (roue dentelée en haut à gauche) > Annonces > Mes campagnes
Sélectionnez le modèle "Vaccin COVID-19" puis personnalisez le message
Destinataires : ciblez vos patients âgés de plus de 18 ans
Choisissez le mode d'envoi de la campagne, visualisez son coût, programmez-la puis enregistrer, c'est terminé !
Etape 2 - Adaptez votre agenda MadeForMed
Commencez par créer vos actes
Pour faciliter votre organisation et le suivi, nous vous recommandons de créer un acte dédié à la 1ère injection et un autre acte dédié à la 2ème injection.
Le premier permettra à vos patients de prendre RDV en autonomie tandis que le deuxième ne sera pas réservable : c'est vous qui donnerez le 2nd RDV à la bonne date, en fonction du vaccin administré.
Pour le 1er acte :
Réglages (roue dentelée à haut à gauche) > Actes > Ajouter
Nommez votre 1er acte, par exemple : Vaccination Covid-19 (1ère injection)
Définissez la durée de l'acte : 10 minutes par exemple
Pour qui > Qui peut réserver cet acte : sélectionnez "Tout le monde" ou "Certains groupes de patients" pour l'ouvrir uniquement à vos patients suivis
Consignes : informez vos patients que vous leur donnerai vous-même le 2ème RDV pour le rappel. Par exemple : "Un 2ème RDV pour le rappel du vaccin vous sera donné par le médecin à une date qui sera fixe et non modifiable."
Dans vos consignes il est aussi important de préciser les critères d'éligibilité à la vaccination (âge, traitement en cours, etc.) et de penser à les modifier en fonction de leur évolution.
Enregistrez !
Pour le 2ème acte : procédez de la même manière
Intitulé : "Vaccination Covid-19 (rappel)"
Pour qui > Qui peut réserver cet acte : sélectionnez "Uniquement les patients à qui j'ai ouvert les droits"
Créez maintenant de nouveaux types de consultations
Cliquez sur "Vos types de Cs" :
Cliquez sur "Ajouter" puis donnez par exemple l'appellation "Vaccin #1", choisissez une couleur que vous n'utilisez pas encore puis cochez l'acte dédié à la 1ère injection et enregistrez.
Faites de même avec un type "Vaccin #2" pour le 2ème acte
Planifiez vos plages horaires
Cliquez sur "Vos horaires" :
Par défaut vous êtes en mode "Calendrier" : restez ainsi si vous n'êtes pas encore certain de recevoir de nouvelles doses chaque semaine, sinon passez en mode "Semaine type".
Faites vos modifications en pensant à prévoir le temps utile en fonction du nombre de doses que vous aurez à disposition.
Planifiez une plage pour vos 1ères injections :
Puis planifiez une 2ème plage X semaines plus tard avec le type "Vaccin #2" : ainsi vous avez la garantie d'être disponible au bon moment pour administrer les rappels, sans risquer que cette période soit réservée sur vos consultations habituelles.
C'est terminé !
Lorsque vous recevrez chaque patient pour sa 1ère injection, pensez à lui indiquer la date que vous avez prévue pour le rappel puis fixez immédiatement son 2ème RDV, il recevra ainsi le message de confirmation puis un message de rappel le moment venu.