Le module "Imprévus" : à quoi ça sert ?

Il vous permet de réagir pour :

1. Annuler une série de rendez-vous, avec un message explicatif de votre part.

Vous êtes malade, vous ne pouvez pas aller travailler ;
Vous avez un problème d'ordre personnel (garde d'enfants, évènement familial…) ou professionnel (un échographe en panne, une inondation au cabinet…), vous avez besoin d'annuler plusieurs RDV.

2. Envoyer un message à un groupe de patients, en fonction de la date et du type de RDV, sans annuler leurs rendez-vous.

Suite à une VAD compliquée, vous avez 1h de retard sur vos RDV de l’après-midi ;
Vous devez vous absenter quelques jours, mais vous avez trouvé un remplaçant : prévenez les patients qui ont déjà pris RDV à cette période ;
Des travaux gênent l'accès au cabinet, informez vos patients afin qu'ils prennent leurs dispositions pour éviter des retards.

Comment ça marche ?

Le module "Imprévus" est accessible depuis la barre latérale gauche de votre interface :

Étape 1 : sélectionner les RDV concernés

Commencez par définir la période concernée : dates et horaires de début et de fin.

La liste des RDV concernés par vos choix s'affiche automatiquement en-dessous (par date). Par défaut ils sont tous sélectionnés, mais vous pouvez en retirer certains :

En décochant certains actes
En décochant un RDV (ou tous les RDV d'une journée en cliquant à côté de la date)

Si l’email et le numéro de téléphone portable du patient ne sont pas connus (rien ou téléphone fixe uniquement) : aucun message ne pourra être envoyé, donc ces RDV ne seront pas automatiquement annulés. Ces patients "à contacter" sont surlignés en orange dans la liste des RDV.

Étape 2 : rédiger un message personnalisé et définir si les RDV doivent être annulés ou pas

Rédigez votre message dans le champ prévu à cet effet puis activez si besoin le curseur "Annuler ces RDV ?" (si le curseur est sur "Non", le message sera envoyé aux patients concernés sans modifier leurs RDV) :

Étape 3 : résultats

Pour rappel, aucun message ne peut être envoyé aux patients n’ayant ni portable, ni email, enregistré dans leur fiche.

Cet écran vous permet de les identifier, afin que vous puissiez faire le nécessaire de votre côté : cliquez sur "RDV" pour accéder au numéro de téléphone fixe du patient s'il en a un, afin de le contacter personnellement (puis annuler manuellement son RDV si besoin).

Attention ! Pour le moment, cette liste n'est pas sauvegardée !

Vous ne pourrez pas la retrouver ultérieurement, donc nous vous recommandons de noter les noms des patients / RDV concernés.

Les patients qui ont pu être contactés reçoivent, selon leurs coordonnées, un sms et/ou un email avec votre message personnalisé.

Ce message leur permet également d'accéder à la page du RDV, à partir de laquelle ils peuvent, le modifier si besoin, ou prendre un nouveau RDV si vous avez annulé le RDV initialement prévu.