Un arrêt maladie, une nounou absente, des travaux dans la rue, vous êtes convalescent mais vous avez trouvé un rempla de dernière minute… Lorsqu'un imprévu arrive, vous devez réagir rapidement !

C'est le moment d'utiliser votre interface de communication pour informer vos patients correctement sans y passer des heures… Découvrez comment MadeForMed vous aide à gérer ces situations 😉

Le module "Gérer un imprévu" vous permet :

  1. d'envoyer un message à un groupe de patients, en fonction de la date et du type de RDV

  2. d'annuler, si besoin, les RDV concernés

Voici quelques exemples de situations dans lesquelles ce module vous sera utile :

  • Vous êtes en arrêt (maladie, accident…) : vous devez annuler vos consultations sur 1 ou plusieurs jours, en attendant peut-être un remplaçant si vous en trouvez un avant de reprendre votre activité. Pensez à donner vos consignes pour orienter vos patients (pour les urgences, les renouvellements d'ordonnance, coordonnées des confrères disponibles…)

  • Un problème d'ordre personnel (garde d'enfants, un évènement familial imprévu…) ou professionnel (un échographe en panne, une inondation au cabinet…) : vous avez également besoin d'annuler plusieurs RDV

  • Un changement de stratégie vaccinale (vaccin retiré du marché, allongement du délai pour le rappel…) : informez vos patients puis donnez leur les bonnes instructions pour la suite

  • Des travaux gênent l'accès au cabinet (circulation bloquée dans la rue, ascenseur en maintenance…) : prévenez vos patients pour qu'ils prennent leurs dispositions et ainsi éviter des retards

Accéder au module "Gérer un imprévu"

Étape 1 : sélectionner les RDV concernés

Pour cibler les patients que vous allez contacter (et dont vous allez peut-être aussi annuler les RDV), commencez par définir la période concernée : dates et horaires de début et de fin.

La liste des RDV concernés par vos choix s'affiche automatiquement en-dessous (par date). Par défaut ils sont tous sélectionnés, mais vous pouvez en retirer certains :

  • En décochant certains actes

  • En décochant un RDV (ou tous les RDV d'une journée en cliquant à côté de la date)

Attention, certains RDV peuvent être rattachés à des fiches patients sans numéro de téléphone portable ni email (avec un téléphone fixe uniquement, par exemple) : aucun message ne pourra être envoyé à ces patients et leurs RDV ne seront pas automatiquement annulés. Ces patients "à contacter" sont surlignés en orange.

Étape 2 : rédiger un message personnalisé et définir si les RDV doivent être annulés ou pas

Rédigez votre message dans le champ prévu à cet effet puis activez si besoin le curseur "Annuler ces RDV ?" (si le curseur est sur "Non", le message sera envoyé aux patients concernés sans modifier leurs RDV) :

Étape 3 : résultats

Pour rappel, aucun message ne peut être envoyé aux patients n’ayant ni portable ni email enregistré dans leur fiche.

Cet écran vous permet de les identifier, afin que vous puissiez faire le nécessaire de votre côté : cliquez sur "RDV" pour accéder au numéro de téléphone fixe du patient s'il en a un, afin de le contacter personnellement (puis annuler manuellement son RDV si besoin).

Attention ! Pour le moment, cette liste n'est pas sauvegardée.

Vous ne pourrez pas la retrouver ultérieurement, donc nous vous recommandons de noter les noms des patients / RDV concernés (ou séléctionnez l’ensemble avec la souris > clic droit / Fichier > Imprimer, ou faites une capture d’écran).

Les patients qui ont pu être contactés reçoivent, selon leurs coordonnées, un sms et/ou un email avec votre message personnalisé.

Ce message leur permet également d'accéder à la page du RDV, à partir de laquelle ils peuvent, le modifier si besoin, ou prendre un nouveau RDV si vous avez annulé le RDV initialement prévu.

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