Vos patients ont pris des habitudes pour prendre RDV avec vous, que ce soit sur une plateforme internet, via une secrétaire / un télésecrétariat ou directement avec vous.

Pour une transition réussie, il est primordial de les prévenir du changement.

Pour cela, nous vous proposons d'utiliser l'outil "Mes campagnes" disponible dans votre interface MadeForMed… cela ne vous prendra que 5 minutes !

Les pré-requis :

  • Vous avez choisi (avec votre formateur MadeForMed) le nom de domaine définitif de votre site web (.fr)

  • Vous connaissez le numéro de téléphone public du cabinet (qui ne change pas généralement, sauf cas particulier)

  • Tous les médecins du cabinet ont terminé leur formation

  • Votre base patients a été importée >> Pour en savoir plus : Optimiser son démarrage en important sa base patients et ses rendez-vous

  • Vos RDVs futurs ont été importés ou saisis

1. Comment accéder à l'outil "Mes campagnes" ?

Si vous exercez seul, les campagnes se paramètrent au niveau de vos réglages > Annonces > Mes campagnes.

Pour un cabinet de groupe ou une MSP, les campagnes sont disponibles aussi bien au niveau de chaque praticien que du cabinet : pour une campagne de lancement, la patientèle étant commune à l'ensemble du cabinet, nous vous recommandons de faire la campagne au nom du cabinet.

2. Préparer la campagne

Bonne nouvelle ! Pour vous faire gagner du temps, nous avons préparé un modèle 😉

À l'ouverture du module, en cliquant sur "Nouvelle campagne", sélectionner le modèle "Lancement" :

  • Destinataires : sur ce modèle, nous n'avons pas prévu de filtre, nous nous adressons à tous vos patients

  • Titre : "Amélioration de la prise de RDV" (vous êtes libres de le modifier si besoin)

  • Contenu : le texte que nous vous proposons est modifiable à votre guise. Pensez d'ailleurs à le compléter avec l'adresse web de votre site internet ainsi que votre numéro de téléphone.

  • Signature : personnalisez la si besoin

3. Tester puis programmer la campagne

A l'étape suivante, n'hésitez pas à vous envoyer un message test pour bien visualiser ce que vos patients vont recevoir.

Enfin, vous pouvez choisir le mode d'envoi :

  • Mode économique : un seul envoi par patient, selon ses coordonnées (et vous choisissez de prioriser l'email ou le sms).

  • Mode prioritaire : toutes les coordonnées disponibles pour un patient sont utilisées (ils pourront donc recevoir à la fois 1 email + 1 sms).

À noter que nous ne pouvons pas exploiter l'email d'un patient tant qu'il ne s'est pas connecté au moins une fois (afin de confirmer l'email et ainsi limiter les problèmes de spam). Donc pour une campagne de lancement nous vous recommandons de garder les SMS afin de maximiser le nombre de patients informés.

Vous obtenez le devis de votre campagne directement en-dessous :

📆 Enfin, vous pouvez planifier votre campagne : notez simplement la date en respectant le format demandé puis sélectionnez un créneau horaire et cliquez sur "Enregistrer", c'est terminé ! 🚀

(pour l'envoyer le jour-même, s'il est déjà 10h commencez par modifier le créneau horaire, sinon cela va générer une erreur)

Finalement, vous souhaitez modifier sa date d'envoi ou son contenu ?

Pas de panique !

Vous pouvez faire des modifications jusqu'à la dernière minute avant l'envoi 😄

Pour aller plus loin

Pour accompagner vos patients dans la transition, voici ce que nous faisons :

  • Votre secrétaire virtuelle Alice rappelle en début de chaque appel qu'il est possible de prendre RDV sur votre site web, en annonçant votre adresse

  • Nous vous envoyons des cartes de visite et des affiches que vous pouvez disposer dans votre cabinet médical aux emplacement de votre choix (salle d'attente ou salle de consultation par exemple)

Vous vous demander ce que vous pouvez faire de plus ?

  • Si vous avez une fiche Google MyBusiness, pensez à mettre à jour l'URL de votre site web :

  • Demandez le retrait de votre "profil" sur les sites d'annuaires de médecins : ces sites entraînent une confusion chez vos patients (car ils peuvent tomber sur votre page mais la plateforme met en avant d'autres médecins clients chez eux pour la prise de RDV). De plus votre site officiel sera ainsi mieux référencé par Google.
    Contactez-nous via le chat si vous avez besoin de plus d'informations à ce sujet (procédure CNIL pour protéger vos données personnelles)

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