Vos patients n'arrivent plus à vous joindre, votre téléphone ne sonne plus, les appels ne sont plus pris en charge par Alice ?
Voici comment identifier et agir face aux problèmes de téléphonie qui peuvent se présenter au cabinet :
J'appelle le numéro public du cabinet et ça raccroche
Dans ce cas, prenez votre téléphone portable et appelez directement le numéro MadeForMed qui vous a été attribué, sur lequel vous avez programmé le renvoi d'appel. Cela permettra de détecter si le problème provient de MadeForMed, ou de la ligne publique.
Vous pouvez retrouver votre numéro MadeForMed depuis la page "Téléphonie" au sein des réglages du médecin ou du cabinet :
2 possibilités :
Le numéro MadeForMed fonctionne (vous entendez Alice). Le problème vient donc de votre ligne publique. Il faut contacter votre opérateur téléphonique qui détient cette ligne pour leur indiquer le problème et demander qu'ils réactivent le renvoi d'appel inconditionnel vers votre numéro MadeForMed.
Le numéro MadeForMed ne fonctionne pas (ça raccroche et l'appel n'est pas pris en charge par Alice). Le problème est sûrement lié à MadeForMed. Merci de nous le signaler dans le chat
Je ne reçois plus d'appels de patients
Au préalable, nous vous invitons à vérifier que la ligne publique fonctionne. C'est-à-dire que si vous appelez le numéro du cabinet avec votre portable, Alice prend bien l'appel en charge. Si ce n'est pas le cas, référez-vous à la partie 1 de l'article.
Si votre appel est bien pris en charge par Alice, faites le test jusqu'au bout avec votre portable et essayez de vous joindre (le téléphone du secrétariat ou du médecin qui ne fonctionne pas). Vérifiez si vous arrivez à faire sonner le téléphone et à décrocher l'appel. Si tout fonctionne, il s'agissait peut-être d'une instabilité momentanée.
Si vous n'arrivez pas à faire sonner le téléphone via Alice, essayez d'appeler le téléphone concerné en direct avec un autre téléphone. Cela permettra de détecter si le problème provient de MadeForMed, ou de votre téléphone.
2 possibilités :
Le téléphone ne fonctionne pas en direct (pas d'appel entrant, ni sortant), il faut contacter l'opérateur qui détient cette ligne téléphonique pour qu'il la remette en service.
Le téléphone fonctionne en direct, alors le problème peut venir de chez MadeForMed. Merci de nous le signaler dans le chat.
Tous les appels de patients arrivent directement au cabinet
Si vous appelez le numéro du cabinet et que ça sonne sur place, c'est que le renvoi d'appel n'est plus en place. Il faut donc le réactiver. Pour cela, suivez la procédure depuis la page "Téléphonie" au sein des réglages du médecin ou du cabinet :
Si vous n'arrivez pas à le faire, contactez l'opérateur qui gère la ligne publique du cabinet.
Certains appels de patients arrivent au cabinet
Si certains appellent ne passent pas par Alice et arrivent directement sur le poste du cabinet, vérifiez quel numéro s'affiche.
2 possibilités :
C'est le 01 84 19 08 00 (numéro de MadeForMed). Il y a donc un renvoi programmé chez nous qui transfère l'appel sur ce poste. Dans ce cas-là, contactez-nous via le chat.
C'est le numéro du patient, alors votre opérateur ne renvoie pas 100% des appels vers votre numéro MadeForMed. Dans ce cas-là, prenez contact avec votre opérateur pour lui demander le renvoi inconditionnel des appels (sans limitation).
Sachez que les opérateurs tels qu'Orange, SFR et Bouygues, limitent à 2 ou 3 transferts en parallèle, les lignes VoIP (pro ou particulier). Afin de limiter la fraude d'un renvoi vers un N° d’appel surtaxé international. Ainsi, le 3ᵉ ou le 4ᵉ appel arrive directement sur le poste fixe au lieu d'être renvoyé à Alice, ou alors, ça sonne occupé et l'appel n'est pas transféré.
Ce qui n'est plus vraiment compatible avec l'utilisation d'un cabinet médical qui transfère sa ligne vers un télésecrétariat ou vers un serveur vocal intelligent, comme nous. Car il peut arriver qu'il y ait plus de 2/3 patients qui appellent en même temps.
Il existe des opérateurs téléphoniques, comme OVH, qui permettent de renvoyer la ligne sans limitation. Si vous le souhaitez, nous pouvons vous accompagner dans vos démarches pour aller chez un autre opérateur téléphonique pour lequel il n'y a pas de limitation de nombre d'appels transférés. Mais ces démarches peuvent être un peu lourdes. À voir en fonction du nombre d'appels que vous recevez directement sur le poste fixe, ou du nombre de patients qui vous disent que la ligne est injoignable à certains moments de la journée.
Mon remplaçant ne reçoit pas les appels
Si vous êtes remplacé(e) et que vous continuez de recevoir les appels à la place de votre remplaçant, vérifiez qu'il est bien déclaré sur la période concernée :
Si c'est le cas, merci de nous contacter via le chat. Il y a sûrement un problème de paramétrage de notre côté.