S'il y a une ou plusieurs secrétaires dans votre cabinet, vous avez certainement défini des réglages permettant à Alice, votre standardiste virtuelle, de lui transférer certains appels après filtrage (par exemple, pour s'occuper de vos "patients assistés").
Pour cela, nous avons besoin de connaître les créneaux horaires pendant lesquels votre secrétaire peut prendre ces appels.
Pour y accéder, allez dans les réglages :
Si vous êtes dans un cabinet avec 1 seul médecin : cliquez sur "Horaires secrétaire"
Si vous êtes dans un cabinet avec plusieurs médecins : descendez dans le menu des réglages, afin d'ouvrir ceux du cabinet médical (ou de la maison de santé), puis cliquez sur "Horaires d'accueil"
Les horaires habituels de votre secrétariat sont configurés dans le mode "SEMAINE TYPE" accessible en haut à droite :
En dessous, vous pouvez modifier / ajouter / supprimer des plages horaires :
Si vous êtes plusieurs secrétaires (ou assistants médicaux) au cabinet pour gérer l'accueil téléphonique des patients : veuillez cumuler les horaires de chacun(e) pour régler les plages horaires, elles doivent ainsi représenter l'ensemble des horaires d'accueil téléphonique du cabinet.
Lorsque votre secrétaire a besoin de modifier exceptionnellement ses horaires de travail (ou de ne plus prendre d'appel pour se consacrer à une autre tâche au cabinet), il faut utiliser le mode "CALENDRIER" puis choisir la date à modifier :
Les plages modifiées passent automatiquement en jaune :
Ces modifications d'horaires peuvent être faites au dernier moment, Alice s'adapte !
En effet, nous vérifions en temps réel si un appel peut être transféré, ou non, au secrétariat du cabinet.
Enfin, si votre secrétaire prend des congés ou s'absente pour une formation, il suffit de cliquer sur la croix rouge à côté de chaque date concernée, pour supprimer toutes les plages du jour.
Ces réglages s'appliquent uniquement pour le secrétariat de votre cabinet.
Si vous utilisez les services du télésecrétariat partenaire de MadeForMed, vous n'avez rien à faire, nous gérons directement leurs horaires.