Chez MadeForMed, nous souhaitons vous donner la possibilité de gérer la relation avec vos patients selon leurs besoins et les vôtres : il est parfois utile de faire des exceptions à la règle générale !
Découvrez ci-dessous comment gérer les exceptions :
Les exceptions pour accéder à certains actes
Parmi vos actes, certains sont configurés pour être invisibles des patients :
Toutefois, vous aimeriez bien les rendre accessibles à certains patients que vous sélectionnez personnellement : cela vous évitera un appel ou un échange de messages pour donner un RDV spécifique.
Voici quelques exemples de situations que vous rencontrez probablement :
Pour un patient âgé et polypathologique, la durée de votre consultation classique n’est pas suffisante : donnez-lui accès à la réservation de la consultation longue !
Vous n’aimez pas trop faire de téléconsultations, mais vous avez besoin de faire un suivi psychologique avec un patient handicapé. Pour lui éviter de se déplacer au cabinet, donnez-lui accès à la téléconsultation !
Vous avez un patient qui part étudier 1 an à l’étranger, donnez-lui également accès à la téléconsultation en attendant son retour !
Comment faire ?
Depuis la fiche du patient, allez dans la section “Actes” puis activez simplement les actes souhaités :
💡 Vous pouvez aussi désactiver des actes pour un patient !
Exemples :
Un patient prend systématiquement vos créneaux d’urgence pour des motifs non urgents.
Un patient s’est mal comporté avec vous : vous pouvez désactiver tous vos actes sur sa fiche. Ainsi, il ne pourra plus prendre RDV avec vous, mais il ne sera pas bloqué avec vos confrères / consœurs du cabinet.
Les exceptions pour recevoir des documents
Par défaut, un patient ne peut vous déposer un document que lorsqu’il a un rendez-vous programmé dans votre agenda, jusqu’à l’heure de fin de son rendez-vous.
Si vous demandez à un patient de réaliser des examens et de vous envoyer les résultats dès que possible, pensez à autoriser votre patient à vous transmettre les documents attendus dans les prochains jours !
Comment faire ?
Depuis le dernier RDV du patient, allez sur la section “Documents” puis cliquez sur “Autoriser” : il ne vous reste plus qu’à définir jusqu’à quelle date ce patient pourra déposer des documents sans reprendre un RDV.
Lorsque le patient déposera son document à votre attention, vous serez informé(e) grâce à la création d’une tâche dans votre agenda.
Les exceptions pour vous contacter
Lors de votre démarrage, vous avez choisi la manière dont les patients peuvent vous contacter (appels et/ou messagerie) et quand (uniquement pendant vos horaires de travail, ou sur des plages horaires élargies).
Si vous souhaitez qu’un patient puisse vous appeler sur des plages horaires étendues, pensez à les ajouter dans une liste.
Comment faire ?
Depuis la fiche du patient, allez dans la section “Profil” > Coordonnées : à côté de chaque numéro de téléphone, choisissez simplement la liste appropriée :
“Contacter Prioritaires” : le patient pourra vous contacter du lundi au vendredi de 9h à 19h.
“Contacter 24h/24” : il pourra même vous joindre le soir et le week-end (sauf si vous êtes en congés).
Pensez à informer votre patient que, pour vous contacter, il devra simplement appeler le numéro habituel du cabinet et taper 2 pour vous contacter (ainsi, il peut taper 1 pour prendre un RDV sans vous déranger, s’il n’y a pas d’urgence).
💡 Pour les patients en perte d’autonomie qui ont des difficultés à interagir avec Alice, utilisez la liste de “Patients assistés” (selon votre situation, ils seront pris en charge par une secrétaire ou invités à vous laisser un message vocal).
Les exceptions pour permettre ou empêcher un patient de prendre RDV pour ses proches
Par défaut, avec MadeForMed les patients ont la possibilité de déclarer leurs proches, depuis leur espace patient, sur le site internet du cabinet. C’est très utile pour les parents qui prennent RDV pour leurs enfants !
Vous avez la possibilité de fermer cette fonctionnalité pour tous les patients, mais s’il ne s’agit que de quelques patients qui “abusent” (en prenant RDV pour leur voisin !), il vaut mieux fermer cette fonctionnalité uniquement pour eux. Ainsi, les parents pourront continuer à prendre facilement des RDV pour leurs enfants que vous suivez, sans avoir à créer un compte avec un identifiant et un mot de passe par enfant.
Comment faire ?
Depuis la fiche du patient, allez dans la section “Proches” puis désactivez “Ajouter des proches” :
Dans cet exemple, ce patient pourra continuer à prendre RDV pour le proche déjà enregistré, mais il ne pourra plus en ajouter de son côté.
Pour rappel, vous pouvez donner une consigne à vos patients lorsqu’ils ajoutent un proche (pour cela, il faut ajouter une annonce). Exemple : Seuls les proches du 1er degré tels que les parents, le conjoint ou les enfants sont acceptés.
Pour une fermeture généralisée à l’ensemble des patients, il faut accéder aux paramètres de la base patients :
