Vous prévoyez de déménager votre cabinet médical : c'est un évènement important pour vous, mais aussi pour vos patients !
S'ils ne sont pas correctement informés, ils risquent de se déplacer à votre ancienne adresse… ce qui va créer des perturbations pour vous comme pour eux.
Dans cet article vous trouverez nos recommandations pour que votre déménagement se déroule dans les meilleures conditions possibles vis-à-vis de vos patients :
Empêcher vos patients de prendre rdv le jour du déménagement
Informer MadeForMed pour mettre à jour votre site & Alice
Communiquer grâce à une annonce et/ou une campagne
Modifier temporairement vos messages de confirmation et de rappels de RDV
1 - Bloquez la prise de RDV le jour du déménagement
Vous déménagez un jour de semaine donc vous fermez exceptionnellement le cabinet ce jour-là ?
Planifiez simplement un évènement dans votre agenda MadeForMed, afin que les patients ne puissent pas prendre RDV ce jour-là (cochez la case "Bloquer la prise de RDV") :
2- Informez MadeForMed via le Chat
Envoyez-nous simplement votre nouvelle adresse + la date du déménagement.
À la date prévue, nous modifierons votre compte afin que votre nouvelle adresse soit visible sur votre site internet d'une part, et soit prise en compte par votre standardiste virtuelle Alice d'autre part.
3 - Créez une annonce
Allez dans vos réglages > Annonces > Ajouter une annonce :
Localisation : choisissez l'accueil pour s'assurer que tous vos patients prennent connaissance de l'information ;
Décochez la case "Permanente" pour spécifier une période de diffusion : par exemple quelques semaines avant le déménagement jusqu’à 2 semaines après
Pour en savoir plus sur les annonces : voir l'article et la vidéo.
4 - Envoyez une campagne
Allez dans vos Réglages > Annonces > Mes campagnes > Nouvelle campagne > Page blanche :
Rédigez votre message puis laissez vous guider :
Testez l'envoi ;
Choisissez le mode d'envoi (économique ou prioritaire), ce qui détermine le coût de votre campagne (qui sera automatiquement ajouté à votre facture suivante) ;
Programmez l'envoi et enregistrez, c'est terminé !
Vos patients apprécieront d'être informés en amont. 😉
Voici un exemple de message que vous pouvez copier et compléter si besoin :)
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Titre : Déménagement du cabinet médical XXX
Chers patients,
A partir du JJ/MM/AAAA, le cabinet déménage !
Nouvelle adresse : …
En face de / A côté de …
Accès : code, interphone, étage …
Accessibilité PMR et poussettes : …
Le numéro de téléphone du cabinet est inchangé.
A bientôt dans nos nouveaux locaux !
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5 - Personnalisez les messages de confirmation & rappel
Enfin nous vous recommandons d'adapter temporairement les messages de confirmation de rdv et rappels (envoyés par SMS et/ou email, selon les coordonnées disponibles par patient).
Ces messages sont personnalisables pour chacun de vos actes : Réglages > Actes > Éditer > Section "Confirmation & rappel" en bas de page
Le plus souvent, vos actes sont paramétrés avec "Date + Heure + Adresse" dans les informations de base.
Dès que vous connaissez la date de votre déménagement :
Modifiez "Informations de base" : choisissez "Date + Heure"
Complétez le champ "Personnalisation du message" :
6 - Planifiez un évènement pour penser à remodifier vos messages de confirmation & rappel
Lorsque votre dernier jour d’exercice dans votre cabinet actuel va arriver, il sera temps de remodifier le réglage de chacun de vos actes.
Créez donc un événement dans votre agenda MadeForMed pour y penser !
Type : ponctuel
Quand : le dernier jour, plutôt en fin de journée mais ne pas perturber les rdv d'urgence pris le jour-même
Titre : Modifier les messages de confirmation & rappel dans mes actes
Infos : Réglages > Actes > Editer :
- supprimer le message personnalisé sur le changement d'adresse
- sélectionner "Date + Heure + Adresse" dans les informations de base
Voilà, vous êtes prêt pour pour le déménagement en ce qui concerne MadeForMed et l'information de vos patients 👌