Vous prévoyez de déménager votre cabinet médical : c'est un évènement important pour vous, mais aussi pour vos patients !

S'ils ne sont pas correctement informés, ils risquent de se déplacer à votre ancienne adresse… ce qui va créer des perturbations pour vous comme pour eux.

Dans cet article, vous trouverez nos recommandations pour que votre déménagement se déroule dans les meilleures conditions possibles vis-à-vis de vos patients.

Bloquer la prise de RDV le jour du déménagement

Vous déménagez un jour de semaine, donc vous fermez exceptionnellement le cabinet : planifiez simplement un ou plusieurs jours d'absence dans votre agenda MadeForMed, afin que les patients ne puissent pas prendre RDV ni vous contacter ce jour-là :
Réglages > Congés > Ajouter un congé.

Informer MadeForMed via le Chat

Veuillez nous communiquer votre nouvelle adresse + la date du déménagement.

À la date prévue, nous modifierons les coordonnées du cabinet, afin que votre nouvelle adresse soit visible sur votre site internet (avec mise à jour du plan d'accès) et dans les détails d'un RDV au cabinet.

La nouvelle adresse sera aussi notée pour vos prochaines factures.

Informer les patients sur le site internet et par téléphone : créer une annonce

Allez dans vos réglages > Annonces ou Annonces générales

Si vous exercez dans un cabinet de groupe et que l'ensemble du cabinet déménage, veillez à aller dans les réglages du cabinet :

Ajoutez une annonce :

Localisation : choisissez l'accueil pour que tous vos patients prennent connaissance de l'information ;
Décochez la case "Permanente" pour spécifier une période de diffusion : vous pouvez ainsi planifier une annonce avant le déménagement et une autre pour les semaines suivent le déménagement.

Pour en savoir plus : Mettre en place des annonces

Informer la patientèle par SMS ou Email : envoyer une campagne

Si un patient ne vient pas sur votre site internet ou n'appelle pas le cabinet (pas besoin de RDV en ce moment) : une campagne permettra de l'informer quand même.

Allez dans vos réglages > Annonces ou Annonces générales

Si vous exercez dans un cabinet de groupe et que l'ensemble du cabinet déménage, veillez à aller dans les réglages du cabinet.

Cliquez sur "Mes campagnes" : Nouvelle campagne > Page blanche :

Rédigez un titre et votre message, puis cliquez sur "Suivant" :

Testez l'envoi > "Suivant"
Choisissez le mode d'envoi, programmez et enregistrez, c'est terminé !

Voici un exemple de message que vous pouvez copier et compléter 😉 :

***

Titre : Déménagement du cabinet médical le JJ/MM

Chers patients,

A partir du JJ/MM/AAAA, le cabinet déménage !

Nouvelle adresse : …

En face de / A côté de …

Accès : code, interphone, étage …

Accessibilité PMR et poussettes : …

Le numéro de téléphone et le site internet du cabinet sont inchangés.

À bientôt

***

Pour en savoir plus : Envoyer une campagne de prévention ou un message d'information

Personnaliser les rappels de rendez-vous

Enfin, nous vous recommandons d'adapter temporairement les messages de confirmation de rdv et rappels (envoyés par SMS et/ou email, selon les coordonnées disponibles par patient).

Ces messages sont personnalisables pour chaque acte, par médecin, dans vos réglages > Actes > Éditer > Section "Confirmation & rappel" en bas de page.

Le plus souvent, vos actes sont paramétrés avec "Date + Heure + Adresse" dans les informations de base.

Dès que vous connaissez la date de votre déménagement :

Modifiez "Informations de base" : choisissez "Date + Heure"
Complétez le champ "Personnalisation du message"

Il est inutile de faire cette modification sur les actes ouverts à la dernière minute, comme l'acte d'urgence.

Il faudra penser à remodifier ces champs une fois que vous aurez déménagé : planifiez un évènement ou une tâche - selon ce que vous préférez - pour le dernier dans votre cabinet actuel, en fin de journée.

Voilà, vous êtes prêt pour le déménagement en ce qui concerne MadeForMed et l'information de vos patients 👌 !