Pour donner la priorité à vos patients suivis tout en continuant à accepter des nouveaux patients au compte-goutte, ou lors de périodes plus creuses, voici les réglages recommandés.
Étape 1 : réservez vos actes existants aux patients déjà vus uniquement
Réglages > Actes : vous voyez ici les actes qui sont accessibles aux nouveaux patients (N) et aux patients déjà vus (V) :
Vous pouvez éditer chaque acte existant afin qu'il ne soit plus accessible aux nouveaux patients :
Étape 2 : créez un ou plusieurs actes dédiés aux nouveaux patients
Sous le tableau de vos actes, cliquez sur "Ajouter" pour créer un nouvel acte que vous nommerez par exemple "Consultation MG - Nouveau patient" pour vous :
Configurez cet acte pour qu'il soit uniquement visible des nouveaux patients :
Attention à ne pas intégrer de consigne présentant un motif discriminant sur les raisons pour lesquelles vous acceptez ou refusez certains nouveaux patients.
Par exemple, vous ne pouvez pas refuser un patient en raison de sa situation géographique : cette discrimination est passible de poursuites pénales.
Vous n'êtes pas tenu de motiver le refus de prendre un nouveau patient.
Vous pouvez en revanche préciser aux nouveaux patients d'apporter leur dossier médical au rendez-vous :
Avec ce nouvel acte, plusieurs solutions s'offrent à vous pour limiter le nombre de rendez-vous de nouveaux patients dans votre agenda :
1. Limiter le délai de réservation
Dans la section "Durées" de la configuration de l'acte, ouvrez la réservation de l'acte moins longtemps à l'avance que pour vos patients suivis.
Exemples :
2 semaines à l'avance pour une consultation classique (vs 3 mois pour vos patients suivis)
12h à l'avance pour une urgence (vs 24h pour vos patients suivis)
Vous pouvez intégrer ce nouvel acte dans le même "Types de consultations" que vos actes dédiés aux patients suivis, car vos créneaux seront en priorité disponibles pour vos patients suivis, grâce au délai de réservation différent.
2. Proposer moins de créneaux horaires
Pour cela, veuillez créer un nouveau "Type de consultations" : il sera dédié aux actes réservés aux nouveaux patients, qu'il faudra ainsi retirer du type contenant les actes destinés aux patients suivis.
Ensuite, dans la configuration de vos horaires > semaine type, définissez les plages horaires sur lesquelles vous acceptez de recevoir des nouveaux patients. Celles-ci peuvent être relativement réduites par rapport aux plages ouvertes aux patients suivis (une 1/2 heure par jour par exemple, ou 2h uniquement le jeudi matin, etc.).
Dans ce cas, vous pouvez ouvrir la réservation de l'acte aussi longtemps à l'avance que pour vos patients suivis, puisque le nombre de créneaux par semaine sera déjà limité.
3. Activer la régulation (aucune prise de rdv en autonomie)
Si vous avez besoin de sélectionner personnellement les nouveaux patients que vous acceptez de recevoir, vous pouvez activer la régulation sur l'acte concerné :
Vous avez différentes options possibles pour choisir la manière dont vous souhaitez réguler cet acte :
prendre l'appel du patient : si vous exercez dans un cabinet avec secrétaire, l'appel sera transmis à votre secrétaire, sinon l'appel sera transmis au médecin. Si le patient est connecté sur votre site internet, on lui demandera d'appeler le cabinet.
et/ou prendre un message : vocal par téléphone, ou écrit par internet.
Dans votre messagerie, vous saurez quels messages viennent de vos actes régulés :
Vous pourrez ainsi rappeler ce patient afin de lui proposer un RDV (ou bien lui répondre par SMS et lui ouvrir l'accès à un autre acte de type "Consultation longue" ou "Consultation NP" qui sera configuré avec le paramètre "Uniquement les patients à qui j'ai ouvert les droits", sans régulation).
N'hésitez pas à nous contacter via le Chat de l'interface si vous avez besoin d'un coup de pouce pour adapter au mieux ces réglages à l'organisation dont vous rêvez 😉
Si vous préférez refuser totalement les nouveaux patients, consultez cet article :