Pour donner la priorité à vos patients suivis tout en continuant à accepter des nouveaux patients au compte-goutte, ou lors de périodes plus creuses, voici les réglages recommandés.
Étape 1 : réservez vos actes aux patients déjà vus uniquement
Étape 1 : réservez vos actes aux patients déjà vus uniquement
Réglages > Actes : vous voyez ici les actes qui sont accessibles aux nouveaux patients (N) et aux patients déjà vus (V) :
Vous pouvez éditer chaque acte afin qu'il ne soit plus accessible aux nouveaux patients :
Étape 2 : créez un ou plusieurs actes dédiés aux nouveaux patients
Étape 2 : créez un ou plusieurs actes dédiés aux nouveaux patients
Cliquez sur "Ajouter" pour créer un nouvel acte que vous nommerez par exemple "Consultation MG - Nouveau patient" pour vous :
Configurez cet acte pour qu'il soit uniquement visible des nouveaux patients :
Il est déconseillé de noter une consigne présentant un motif discriminant sur les raisons pour lesquelles vous acceptez ou refusez certains nouveaux patients.
A savoir : vous n'êtes pas tenu de motiver le refus de prendre un nouveau patient.
Vous pouvez en revanche indiquer aux nouveaux patients d'apporter leur dossier médical au rendez-vous :
Ensuite, voici plusieurs solutions pour limiter le nombre de rendez-vous de nouveaux patients dans votre agenda :
1. Limiter le délai de réservation
1. Limiter le délai de réservation
Dans la section "Durées" de la configuration de l'acte, ouvrez la réservation de l'acte moins longtemps à l'avance que pour vos patients suivis.
Exemple : 2 semaines maximum à l'avance pour une consultation classique (vs 3 mois pour vos patients suivis)
Vous pouvez intégrer ce nouvel acte dans le même type de plage que vos actes dédiés aux patients suivis :
2. Proposer moins de créneaux horaires
2. Proposer moins de créneaux horaires
Pour cela, créez un nouveau type de plages : il sera dédié à l'actes réservé aux nouveaux patients (qu'il faudra retirer du type de plage pour les patients suivis) :
Ensuite, dans la configuration de vos horaires, définissez les plages horaires sur lesquelles vous acceptez de recevoir des nouveaux patients. Celles-ci peuvent être moins étendues que les plages ouvertes aux patients suivis. Exemple :
Dans ce cas, vous pouvez ouvrir la réservation de l'acte aussi longtemps à l'avance que pour vos patients suivis, puisque le nombre de créneaux par semaine est limité.
3. Activer la régulation (aucune prise de rdv en autonomie)
3. Activer la régulation (aucune prise de rdv en autonomie)
Si vous préférez filtrer personnellement (ou via votre secrétaire) les nouveaux patients que vous recevez, vous pouvez activer la régulation sur l'acte concerné :
Vous avez différentes options possibles pour choisir la manière dont vous souhaitez réguler cet acte :
prendre l'appel du patient : si vous exercez dans un cabinet avec secrétaire, l'appel sera transmis à votre secrétaire, sinon l'appel sera transmis au médecin. Si le patient est connecté sur votre site internet, on lui demandera d'appeler le cabinet.
et/ou prendre un message : vocal par téléphone, ou écrit par internet.
Dans votre messagerie, vous saurez quels messages viennent de vos actes régulés :
Vous pourrez ainsi rappeler ce patient afin de lui proposer un RDV (ou bien lui répondre par SMS et lui ouvrir l'accès à votre acte "1ère consultation NP" qui sera configuré avec le paramètre "Uniquement les patients à qui j'ai ouvert les droits", sans régulation).
N'hésitez pas à nous contacter via le Chat de l'interface si vous avez besoin d'un coup de pouce pour adapter au mieux ces réglages à l'organisation dont vous rêvez 😉.
Si vous préférez bloquer totalement l'accès aux nouveaux patients, consultez cet article : Refuser les nouveaux patients