Pour empêcher de nouveaux patients de prendre un RDV dans votre agenda, voici 3 solutions que vous pouvez mettre en place avec MadeForMed:
1. Fermer vos actes aux nouveaux patients
Pour éditer un acte, allez dans vos réglages > Actes : vous pouvez sélectionner "Certains groupes de patients" puis décocher les nouveaux patients :
Si vous faites cela sur tous vos actes, les patients qui s'inscriront en tant que "nouveau patient", que ce soit sur votre site internet ou par téléphone, ne pourront plus prendre RDV.
Vous pouvez, par ailleurs, expliquer ce choix et leur éviter une inscription inutile en ajoutant une annonce avant la création de compte.
Pour cela allez dans vos réglages > Annonces > Ajouter une annonce (veillez à sélectionner la localisation "Règles - Inscription") :
Attention : ces réglages sont parfois "contournés" par des nouveaux patients qui s'inscrivent en tant que patients déjà vus (ce statut choisi à l'inscription est déclaratif). `
2. Accepter les nouveaux patients de manière limitée
L'objectif de cette solution est de ne pas totalement fermer la porte aux nouveaux patients. Certains seront peut-être ainsi moins tentés de s'inscrire en tant que patients déjà vus.
Si cette solution vous intéresse, consultez cet article : Limiter le nombre de nouveaux patients
3. Le mode "Patientèle fermée"
Ce mode permet de vous assurer qu'aucun patient ne puisse prendre RDV avec vous sans que vous ayez préalablement validé son profil : plus personne ne peut intégrer votre patientèle sans votre autorisation.
En activant ce mode, vous bénéficiez d'un nouveau statut possible pour vos patients (= patient suivi, aussi appelé "régulier"), ce qui vous permet de dédier certains actes, ou l'ensemble, à cette catégorie de patients :
Concrètement, lorsqu'un patient va créer son compte (par téléphone ou sur votre site internet) en déclarant qu'il est déjà venu au cabinet :
Il aura le statut "déjà vu" : selon les réglages de vos actes, il devra attendre pour prendre RDV, ou accéder immédiatement à certains actes autorisés ;
Vous aurez une "notification" dans l'interface pour vous inviter à décider quel statut lui accorder : il vous faudra statuer sur chaque patient.
Ce mode est plus lourd à gérer pour le cabinet, car il faudra régulièrement penser à traiter les comptes en attente.
Concrètement, vous aurez une pastille à gauche sur le menu "Patients" vous indiquant combien de comptes sont en attente :
En cliquant sur bonhomme avec la croix et le compteur, vous obtiendrez la liste et vous pourrez individuellement accepter ou refuser chaque demande :
En attendant votre décision
Si aucun acte n'est ouvert aux patients "déjà vus" :
Si au moins 1 acte est ouvert aux patients "déjà vus" :
Votre décision pour chaque patient
Chaque membre du cabinet peut traiter demandes en attente.
Attention : la décision s'appliquera au patient pour l'ensemble du cabinet (tous praticiens confondus).
En validant un compte, il intégrera votre "Patientèle suivie". Ces patients "réguliers" pourront accéder à tous les actes que vous leur réservez :
En refusant la validation d'un patient qui a déclaré qu'il était déjà venu au cabinet, celui-ci restera "déjà vu" (également appelé "occasionnel") : il ne pourra pas prendre RDV, sauf si vous choisissez d'ouvrir certains actes à ce groupe de patients.
Les nouveaux patients
A propos des patients qui déclarent qu'ils ne sont jamais venus au cabinet :
Si vous n'ouvrez aucun acte aux nouveaux patients, ils seront désormais bloqués d'office :
Sinon, vous pouvez choisir de leur ouvrir l'accès à un ou plusieurs actes spécifiques, (exemple : le permis de conduire).
La mise en place du mode "Patientèle fermée" est transparente pour vos patients suivis qui ont déjà un compte MadeForMed : nous attribuons le statut "régulier" à ceux que vous souhaitez (tous les "déjà vus", ou bien seulement ceux ayant eu un RDV dans les 12 derniers mois) et ils pourront continuer à prendre RDV comme d'habitude 😉
Pour la mise en place des 2 premières solutions, vous êtes entièrement autonomes grâce aux réglages accessibles dans votre interface. Pour la 3ème en revanche (patientèle fermée), il faudra nous en faire la demande via le Chat.
Nous restons à votre disposition via le Chat pour échanger sur ces solutions et vous aider à mettre en place la solution qui vous correspond le mieux 🎯.