Pour régler les horaires de votre agenda, vous définissez des plages horaires en choisissant, pour chacune, un type de consultations. C'est ce qui vous permet de dédier certaines plages horaires aux urgences par exemple, à la téléconsultation ou encore à des actes spécifiques (permis de conduire, polygraphie...).
Dans cet article, vous allez découvrir comment configurer :
Les types de consultations
Les types de consultations
Le réglage des types de consultation est accessible depuis la page de vos actes (que vous devez configurer au préalable : cliquez ici pour plus d'informations), en haut à droite :
Quelques types de consultations sont déjà créés dans votre agenda, mais vous pouvez parfois avoir besoin de les modifier (cliquez sur "Éditer") ou d'en créer de nouveaux (bouton "Ajouter" en bas de page).
Un type de consultations se définit avant tout par un mode d'exercice :
Sur RDV au cabinet
Sur RDV en visio
À domicile
Sans RDV
Ensuite, vous devez choisir :
Un intitulé et une couleur (évitez d'attribuer 2 fois la même couleur, vous avez du choix en cliquant sur la flèche puis sur l'onglet "Advanced")
Un fonctionnement :
En continu : les créneaux de consultation s'enchaîneront les uns après les autres du début à la fin de votre plage horaire.
Par cycles : certains créneaux ne seront pas proposés lors de la prise de RDV, selon la durée de votre choix ⇒ Fonctionner par cycles pour vos RDV programmés peut par exemple vous permettre de réserver des créneaux aux urgences régulièrement dans la journée (pour cela, vous verrez ci-dessous qu'il faudra superposer la plage de Programmés avec la plage de Dernière minute) :
Les actes concernés :
Vous pouvez créer autant de types de consultations que nécessaire.
Un acte peut appartenir à plusieurs types de consultations en même temps.
Si vous avez un acte "Téléconsultation" : celui-ci doit être uniquement être intégré dans un type avec le mode "en visio", afin que le patient reçoive bien le lien de connexion à la téléconsultation. Ne l'intégrez pas dans un type de consultations avec le mode "sur RDV au cabinet" !
Exemples de besoins spécifiques :
Si vous pratiquez un acte que vous ne planifiez qu'à certaines heures de la journée et/ou certains jours (ex : l'hypnose, la pose de polygraphie...) : il faut créer un type de consultations contenant uniquement cet acte, et cet acte ne doit pas appartenir à d'autres types de consultations.
Si vous pratiquez un acte que vous souhaitez privilégier, c'est-à-dire lui garantir des créneaux dédiés, mais pas seulement (par exemple : urgences, consultation sommeil, réseau Repop....) : il faut créer un type de consultations contenant exclusivement cet acte, et cet acte peut appartenir à d'autres types ("Programmés" par exemple).
Créer un nouveau type de consultations peut aussi être utile pour les plages horaires d'un remplaçant qui ne fait pas les mêmes actes que vous, ou qui consulte sur une durée plus longue - En savoir plus -
Les types d'organisation, pour gérer vos pauses
Les types d'organisation, pour gérer vos pauses
Certains praticiens souhaitent prévoir 1 ou plusieurs pauses chaque jour (tous les matins à 10h, toutes les 90 min...) : cela permet par exemple de rattraper du retard, de gérer vos messages, de prendre un café avec vos collègues, etc.
Pour cela, le plus simple est de créer un "type d'organisation" avec le mode "Aucun RDV (pause)" :
Ensuite, vous devez choisir :
Un intitulé et une couleur (évitez d'attribuer la même couleur qu'un type de consultations, vous avez du choix en cliquant sur la flèche puis sur l'onglet "Advanced")
Un fonctionnement :
En continu : la pause s'appliquera du début à la fin de votre plage horaire.
Par cycles : la pause s'appliquera pendant X minutes puis vous pouvez choisir la durée qui doit s'écouler avant de refaire une pause.
Dans les deux cas (continu / par cycles), les pauses s'appliqueront quels que soient les types de consultations que vous planifiez sur les mêmes créneaux horaires.
Exemples :
Vous aimez faire une pause tous les jours entre 11 h et 11 h 30, peu importe l'heure à laquelle vous avez démarré le matin : créez un type "Aucun RDV" en mode "Continu", vous l'utiliserez sur une plage horaire de 11 h à 11 h 30 chaque jour dans votre semaine type.
Vous aimez faire une pause après 1h de consultation (soit après 4 patients si la durée de votre CS est de 15 min) : créez un type "Aucun RDV" en sélectionnant "Par cycles", vous l'utiliserez sur une plage horaire qui commencera à l'heure de la 1ère pause dans votre journée
Les plages horaires
Les plages horaires
Après avoir réglé vos actes, vos types de consultations et vos types d'organisation, vous avez maintenant tout le nécessaire pour organiser vos horaires, depuis vos réglages > Horaires (ou "Horaires praticien" dans certains cas).
Nous distinguons :
La semaine type : ce sont vos horaires habituels, qui s'appliqueront tout le temps.
Le calendrier : qui vous permet de gérer des exceptions à certaines dates.
Vous pouvez passer d'un mode à l'autre en haut à droite (par défaut, vous arrivez sur le mode Calendrier) :
Pour créer une nouvelle plage horaire, il suffit de cliquer sur "Ajouter" au niveau du jour souhaité :
Ensuite, choisissez simplement l'heure de début et l'heure de fin de la plage horaire, puis le type :
Pour terminer, voyons quelques exemples d'organisation :
CAS 1 - Réserver 1 créneau / heure aux urgences - Pas de pause
Comme le type BLEU CLAIR est configuré EN CYCLES, cela va automatiquement bloquer 3 créneaux qui pourront être réservés aux urgences puisque nous avons planifié une plage ROUGE (activité EN CONTINU) au même moment :
CAS 2 - Réserver 1 créneau / heure aux urgences + faire une pause après chaque urgence
Ici le type JAUNE est une pause PAR CYCLES :
En faisant la 1ère pause à 10 h (après 3 CS programmées + 1 urgence), la pause se répètera ensuite après 2 CS programmées + 1 urgence :
CAS 3 - Prendre les urgences en fin de matinée + faire une pause en milieu de matinée
Ici tous les types sont EN CONTINU, sachant que le type VERT est une pause.
La manipulation des types de consultations et d'organisation vous ouvre de nombreuses possibilités pour gérer vos horaires avec différents rythmes selon les jours, que ce soit dans votre semaine ou pour faire des exceptions avec le mode Calendrier.
Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter via le Chat 😉.