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Créer ou modifier un acte 🩺

Découvrez en détails comment bien configurer vos actes.

Délia Perra avatar
Écrit par Délia Perra
Mis à jour il y a plus de 3 mois

Les actes représentent les différents "grands motifs" de consultation que vous proposez à vos patients. À chaque acte ses caractéristiques en termes de durée, d'accessibilité en autonomie ou régulée, de consignes, etc.

La gestion de vos actes se trouve dans vos réglages (roue dentelée en haut à gauche) > (Dr … si vous exercez dans un cabinet de groupe) > Actes :

  • Pour modifier un acte existant : cliquez sur "Editer" au bout de la ligne

  • Pour créer un nouvel acte : cliquez sur "Ajouter" en-dessous du tableau

La configuration de vos actes est généralement assez intuitive,

n'hésitez pas à vous lancer !

Veillez à proposer à vos patients uniquement les actes que vous avez réellement besoin de distinguer. Un choix trop important a tendance à compliquer le parcours du patient, notamment par téléphone :
durée différente, créneaux horaires spécifiques, consigne dédiée importante, activité particulière (médecine agréée, utilisation d'un matériel dédié, ...).

Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur chaque paramètre des actes, avec des exemples, dans l'ordre de configuration dans votre interface :

  1. Description : intitulés, couleur, tarif

  2. Durées : durée de l'acte, délai de réservation et d'annulation

  3. Patients éligibles : ciblage nouveaux / déjà vus, tolérance des absences

  4. Réservation : plages horaires, canaux web/tél, régulation

  5. Consignes : informations avant la réservation, recueil du motif, documents

  6. Confirmation & rappel : informations dans les notifications email/sms

  7. Mise en commun : acte et matériel partagé, association avec un confrère pour proposer ses créneaux à vos patients selons conditions


Description

  • Nom dans votre agenda : il s'agit de l'intitulé de l'acte qui sera uniquement visible par vous et vos collègues dans votre interface.

  • Nom affiché sur internet : intitulé qui sera visible des patients lors de la prise de RDV sur votre site internet.

  • Nom prononcé au téléphone : intitulé donné au téléphone par Alice, votre standardiste virtuelle.

    • Commencez par un article, afin que la présentation d'Alice soit fluide - Exemple : "une consultation pour le suivi d'un nourrisson",

    • Ecoutez, afin de vous assurer qu'Alice prononce chaque mot correctement (par exemple il faut écrire "rendez-vous" en toutes lettres plutôt que RDV).

  • Pastille de couleur : c'est la couleur qui sera visible dans votre agenda (en arrière plan de l'horaire de chaque RDV).

  • Tarif habituel : ce tarif ne sera pas visible du patient au moment de la prise de RDV. Il vous permettra de gagner du temps dans l'onglet honoraires d'un RDV, si vous envoyez une demande de paiement en ligne avec votre TPE virtuel, ou si vous enregistrez simplement les honoraires facturés lors d'un paiement au cabinet (en savoir plus sur la gestion de vos tarifs).


Durées

  • Durée / personne : durée en minutes pour cet acte, pour 1 personne.

  • Venir à plusieurs : choisissez combien de RDV consécutifs un patient peut réserver pour lui et ses proches préalablement déclarés sur son compte (si vous choisissez 3, une maman pourra par exemple réserver 3 créneaux consécutifs pour le suivi annuel de ses 3 enfants, si les plages horaires disponibles dans votre agenda le permettent).

  • Réserver entre : il s'agit du délai d'ouverture de la prise de RDV avant chaque créneau horaire. Par exemple, en choisissant "entre 30 minutes et 3 mois à l'avance" : j'ai jusqu'au lundi 14h maximum pour réserver le créneau du lundi à 14h30 si celui-ci est encore disponible.

  • Annuler jusqu'à : il s'agit de la période pendant laquelle un patient peut annuler son RDV en cliquant dans le SMS de confirmation/rappel qu'il a reçu (ou en se connectant à son espace patient sur votre site internet, ou en appelant le cabinet). Par exemple, en choisissant 1h, un patient a jusqu'à 13h30 pour annuler son RDV prévu à 14h30. Après 13h30, il sera informé qu'il est trop tard pour annuler son RDV : soit il viendra quand même, soit il va essayer de vous contacter et de vous laisser un message pour vous expliquer pourquoi il ne peut pas venir à son RDV, soit il ne viendra pas, sans prévenir (et vous enregistrerez son absence).


Patients éligibles

  • Qui peut réserver cet acte ?

    • Tout le monde

    • Certains groupes de patients : cette option vous permet de ne sélectionner que les nouveaux patients (pour un acte dédié la 1ère consultation par exemple), ou que les patients déjà vus (pour l'acte d'urgence ou la téléconsultation par exemple). Pour rappel ces 2 statuts de patients reposent sur la déclaration des patients qui créent leur compte (sauf pour les patients importés à votre démarrage, enregistrés en tant que "déjà vus"). Si vous avez demandé l'activation du mode "Patientèle fermée" vous avez un 3ème statut qui représente les patients validés par un membre du cabinet (= patients suivis)

    • Uniquement les patients à qui j'ai ouvert les droits : en choisissant cette option, par défaut aucun patient ne verra cet acte lors de la réservation d'un RDV. A l'avenir, vous pourrez décider d'autoriser quand même l'accès à cet acte à certains patients de votre choix. Pour cela, il faudra aller dans la fiche de chaque patient concerné (en savoir plus).

  • Bloquer la réservation après X absence(s) : chaque patient dispose d'un "compteur d'absences" qui fait +1 à chaque fois qu'un membre du cabinet enregistre l'absence du patient à son RDV, quel que soit l'acte qui était prévu. Ce paramètre permet de choisir le nombre d'absences que vous tolérez avant de bloquer l'accès cet acte. Par exemple, vous pouvez choisir de bloquer l'accès à la consultation classique après 3 absences, mais d'être plus restrictif sur l'acte d'urgence en bloquant après 1 ou 2 absences.


Réservation

  • Sur vos plages : sélectionnez ici le ou les types de consultations auxquels vous souhaitez intégrer cet acte, car ensuite vous choisirez 1 type de consultations pour chaque plage horaires que vous ajouterez à votre agenda.
    ​​
    S'il s'agit d'un acte que vous effectuez au cabinet sans lui réserver de créneau spécifique, le plus simple est de l'ajouter au type "Programmés" (qui est déjà configuré avec le mode d'exercice "Sur RDV au cabinet").

    S'il s'agit d'un acte que vous souhaitez réaliser sur des horaires spécifiques, pour des raisons d'organisation et/ou pour y consacrer suffisamment de créneaux, il vaut mieux créer un nouveau type. Exemples :

    • Le type "Dernière minute" est dédié à l'acte d'urgence, afin que certains créneaux ne soient pas pris à l'avance par des RDV de suivi.

    • Si vous pratiquez l'hypnose ou la polygraphie, vous pourriez réserver des créneaux de fin de journée à cette activité.

    • Si vous faites beaucoup de pédiatrie, vous pourriez dédier le mercredi aux consultations pour les enfants. Dans ce cas le ou les acte(s) concernant les enfants seront à la fois dans le type "Programmés" (à planifier tous les jours sauf le mercredi) et dans un type "Enfant" (pour le mercredi).

    Votre acte de téléconsultation doit rester dans le type "Visio" (avec le mode d'exercice "RDV en visio"), ne pas l'ajouter au type "Programmés".

    Pour en savoir plus sur la gestion de vos types de consultation et de vos plages horaires : Gérer votre rythme de consultations (types d'actes et pauses)

  • Canaux ouverts : il s'agit ici des canaux par lesquels l'acte sera accessible (mais pas forcément réservable en autonomie par les patients - voir le paramètre suivant), à savoir votre site internet et par téléphone avec Alice votre standardiste virtuelle. Par défaut les 2 canaux sont activés pour offrir les mêmes choix aux patients qui appellent le cabinet et à ceux qui utilisent le site internet.

    Si vous avez choisi d'utiliser les services du télésecrétariat partenaire de MadeForMed, vous pouvez aussi choisir si cet acte est visible par leurs secrétaires.

  • Réguler cet acte : en laissant "Non", les patients pourront réserver cet acte en toute autonomie. En revanche si vous choisissez "Oui", l'objectif est d'obliger le patient à passer par un membre du cabinet pour obtenir un RDV, afin que vous puissiez faire une régulation.

    Dans le paramètre "Comment mener la réservation" qui s'affiche en dessous, veuillez sélectionner la méthode qui vous convient le mieux :

    • prendre l'appel du patient : si vous exercez dans un cabinet avec secrétaire, l'appel sera transmis à votre secrétaire, sinon l'appel sera transmis au médecin. Si le patient est connecté sur votre site internet, on lui demandera d'appeler le cabinet.

    • et/ou prendre un message : vocal par téléphone, ou écrit par internet.

    Dans votre messagerie, vous saurez quels messages viennent de vos actes régulés :

  • 1ère disponibilité trop lointaine ? Offrir une réponse alternative : ce paramètre s'affiche uniquement si vous avez choisi de ne pas réguler cet acte.

    • En laissant "Non", le patient devra choisir parmi les créneaux proposés, ou sera informé qu'il n'y a aucune disponibilité quand c'est malheureusement le cas pour l'acte qu'il a sélectionné.

    • Si vous choisissez "Toujours" : le patient pourra sélectionner un créneau disponible, ou vous contacter si aucun créneau ne lui convient.

    • "Si aucune dispo avant ..." : le patient se verra proposer de vous contacter uniquement si vous n'avez plus aucun créneau disponible dans le délai choisi.

      Ce paramètre peut s'avérer utile pour gérer la demande de certains patients sur des actes spécifiques tels que l'urgence, l'IVG, la consultation de sortie de maternité....(si vous voulez les rajouter en surbooking ou sur un horaire non réservable par les patients).

    Dans le paramètre "Réponse à apporter en cas de délais jugés insuffisants" qui s'affiche en dessous, veuillez sélectionner la méthode qui vous convient le mieux :

    • prendre l'appel du patient : si vous exercez dans un cabinet avec secrétaire, l'appel sera transmis à votre secrétaire, sinon l'appel sera transmis au médecin.

    • et/ou prendre un message : vocal par téléphone, ou écrit par internet.


Consignes

  • Donner une consigne au patient (sur internet) : cette consigne s'affiche en rouge lorsque le patient sélectionne cet acte, avant de choisir la date et l'heure de son RDV.

  • Donner une consigne au patient (au téléphone) : cette consigne est donnée par Alice lorsque le patient sélectionne cet acte, avant de lui proposer une date et un horaire pour son RDV.

  • Recueillir le motif du RDV : il s'agit du motif que le patient pourra noter (ou donner oralement par téléphone) avant de valider son RDV. Il est souvent rendu "obligatoire" pour des actes tels que l'urgence et la téléconsultation :

  • Autoriser l'envoi de document ? : par défaut vos patients sont autorisés à vous envoyer un document uniquement s'ils ont validé la réservation d'un RDV dans votre agenda. Ce paramètre vous permet de désactiver cette fonctionnalité si besoin. En savoir plus sur l'échange de documents.


Confirmation & rappel

  • Informations de base : par défaut nous vous conseillons d'envoyer l'ensemble des informations pratiques dont un patient peut avoir besoin pour honorer son RDV, c'est-à-dire la date et l'heure de son RDV, ainsi que l'adresse du cabinet (sauf pour une téléconsultation). Pour l'acte de visite à domicile, par défaut nous avons choisi de n'envoyer que la date de la visite.

  • Personnalisation du message : ici vous pouvez saisir un texte qui sera visible dans l'email de confirmation du RDV (ainsi que l'email de rappel), dans l'encart orange :


    Si la confirmation (ou le rappel) est envoyée par SMS, cette information sera partiellement visible dans le SMS : le patient sera invité à cliquer sur "Lire la suite" pour accéder à la page détaillée de son RDV.

  • Notifications actives : par défaut nous activons toutes les notifications afin de minimiser le risque d'oubli du RDV par un patient. Ces notifications sont envoyées par email et/ou par SMS, selon les coordonnées connues pour chaque patient. Ces notifications ne génèrent aucun surcoût (sauf exception sur d'anciens contrats liés au nombre d'appels et de messages envoyés).


Mise en commun

  • Avec les autres praticiens : ce paramètre est affiché uniquement si vous avez préalablement créé un acte partagé dans les réglages du cabinet (en savoir plus).

  • Réserver un matériel partagé : ce paramètre est affiché uniquement si vous avez préalablement créé un matériel partagé dans les réglages du cabinet (en savoir plus).

  • Favoriser les créneaux d'un confrère : ce paramètre permet de lier votre acte à celui d'un confrère, afin que ses disponibilités soient proposées en complément des vôtres lors de la prise de RDV (en savoir plus), selon la condition de votre choix :

    • uniquement si vous n'avez plus aucun créneau disponible (dans le délai autorisé pour la réservation de cet acte),

    • s'il vous reste moins de X créneaux disponibles,

    • ou toujours : vos créneaux ET les siens seront proposés dans tous les cas.

    Exemples :

    • Pour les urgences : ainsi vos patients se verront automatiquement proposer les créneaux de vos confrères pendant votre jour de repos ou vos congés, et inversement chacun peut associer votre acte d'urgence au sien afin que vous puissiez recevoir leurs patients sur les motifs urgents quand ils sont absents (ou déjà complets).

    • Pour un adjoint ou votre interne : dans ce cas nous vous recommandons de choisir "Toujours" afin d'encourager le remplissage de son agenda "masqué".

    • Pour un nouveau médecin au cabinet : en attendant qu'il constitue sa patientèle, il peut recevoir vos patients pour vous aider à réduire le délai de prise de rdv.

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